اللائحة الأساسية للجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة

 

مسجلة في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية  برقم 3104

لأهمية شغل الوظائف القيادية بكفاءات مؤهلة تساهم في الرقي بمستوى الخدمات التي تقدمها الجمعية حددت الجمعية الآلية التالية :

 

1. الإعلان عن الوظائف المطلوب شغلها بكفاءات مع تحديد المؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة .
2. تشكل لجنة برئاسة مدير الجمعية وعضوية مدير الموارد البشرية ومدير الإدارة المعنية لدراسة ملفات المتقدمين وإجراء المقابلات أو الاختبارات اللازمة والتأكد من سلامية المتقدمين فكرياً وسلوكياً .
3. ترشح اللجنة الموظفين المناسبين لشغل الوظيفة القيادية حسب الأولوية .
4. ترفع اللجنة توصية لمجلس إدارة الجمعية تتضمن مميزات كل موظف والراتب التقديري للوظيفة.
5. يمتلك مجلس الإدارة صلاحية الموافقة على التعيين للمتقدمين للوظائف القيادية.

• تحدد مكافأة المعلمين والمعلمات بنظام الدوام لبعض الوقت بقرار من مجلس الإدارة على أن لا تقل المكافأة الشهرية 800 ريال عند التعاقد .
• يشترط للتوظيف على وظيفة بدوام كامل موافقة مجلس الإدارة .

تحترمُ ” الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريد ” خصوصيةَ كلّ شخصٍ يعمل لصالحها، وتَعدُ ما يقوم به من تصرفاتٍ خارجَ إطار العمل ليس من اهتمامها، إلا أنَّ الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيِّ أنشطةٍ اجتماعيةٍ، أو مالي، أو غيرها، قد تتداخلُ، بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ، مع موضوعيتهِ، أو ولائهِ للجمعية مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح.

تُؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجازِ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية؛ لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسبٍ على حساب الجمعية.

مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكُم تعارض المصالح، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للجمعية، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها، دونَ أن تحلَّ محلها.

• تُطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة، ومديري الجمعية التنفيذيين، وجميع موظفيها ومتطوعيها.
• يشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجة، الأبناء، الوالدين، الأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة.
• تُعدُّ هذه السياسة جزءاً لا يتجزأُ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
• تُضّمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.
• تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.

• إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.
• يجوز للمجلس تكوين لجان محددة او تكليف احد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
• لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا اذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية.
• يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الاعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.
• عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الاجراءات المنظمة لذلك.
• لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
• مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
• يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.
• يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

• لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً، أو يتخذ قراراً، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية، وتكون لديه في نفس الوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف. إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية، وإساءةٍ لاستعمال الثقة، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية، وزعزعةٍ للولاء للجمعية.
• هذه السياسة تضع امثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي:
• ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية.
• ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم
• حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
• الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
• الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية او تبحث عن التعامل مع الجمعية.
• إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكًا خاصًا للجمعية، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.
• قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح.
• تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
• قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.
• استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهرَ تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً، كاستغلال أوقات دوام الجمعية، أو موظفيها، أو معداتها، أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المتحصلةِ من خلال علاقةِ الشخصِ بالجمعيةِ؛ لتحقيق مكاسب شخصية، أو عائلية، أو مهنية، أو أيَّ مصالح أخرى

على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي:

1. • الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية
   • الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.
   • عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعيةً.
   • تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك
   • تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.
   • الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
   • الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
   • تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب الجمعية ذلك.

• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا:
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
• يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/الزوجات/الزوج والأبناء/البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
• يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح. وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك. عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
• يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.

• تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى إدارة الجمعية
• تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى إدارة الجمعة
• يُقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلبِ رئيسِ مجلس الإدارة، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية.
• تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
• حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها، فإنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات ( ويشار إليها في ما بعد السياسة ) لجمعية الشعبة الخيرية للخدمات الاجتماعية بمحافظة الأحساء (ويشار إليها في ما بعد الجمعية ) على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم . و تضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جديأ وسوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها . تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية .

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية ،وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من المستفيدين والمانحين والمتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات .

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة .

 وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها ، على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي :

• السلوك غير القانوني ( بما في ذلك الرشوة أو الفساد ) أو سوء التصرف .
• سوء التصرف المالي ( بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة ، إساءة استخدام الأشياء القيمة ، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة ) .
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح ( مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الأخرين فوق مصلحة الجمعية ) .
• إمكانية الاحتيال ( بما في ذلك إضاعة أو إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية ) .
• الجرائم الجنائية المرتكبة ، أو التي يتم ارتكابها ،أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها
• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة .
• الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة .
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية .
• التلاعب بالبيانات المحاسبية .
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم .
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي .
• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية .
• مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه .

• تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه لأي انتقام أو إيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة . شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ دلائل لاشتباه صادقة ومعقولة ، ولا يهم إذا أتضح بعد ذلك بأنه مخطئ ومن الضروري أن نذكر المبلغ أن لا يكون بلاغه عن المخالفة بقصد الإساءة لشخص أو تشوية سمعة أو انتقام شخصي بين الأطراف .
• من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ، مالم ينص القانون على خلاف ذلك . وسيتم بذلك الجهد الممكن والمناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة . ولكن في حالات معينة ، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص أخر . ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة .

• يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل أتخاذ الإجراء المناسب في حينه .
• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية .
• يتم تقديم البلاغ خطيا ( وفق النموذج المرفق ) عن طريق التالي :

          العنوان / بريدة / التغيرة /مقابل المحكمة العمالية

 يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيقاً داخليأ وتحقيقاً رسمياً ، ويتم أتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ :

• يقوم_( أسم الشخص أو اللجنة المسؤولة ) عند أستلام البلاغات باطلاع المدير التنفيذي ( مالم يكن البلاغ موجها ضد الأخير فيوجه لرئيس مجلس الإدارة ) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من أستلام البلاغ ) .
• يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه ، ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيقات .
• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار أستلام البلاغ ورقمه للتواصل .
• إذا تبين أن البلاغ غير مبرر ، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي . ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ .
• إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة ، يتم إحالة البلاغ إلى لجنة البلاغات للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة .
• يجب على اللجنة عند الانتهاء من التحقيق في البلاغ إصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ .
• ترفع لجنة البلاغات توصياتها الى رئيس مجلس الإدارة للمصادقة والاعتماد .
• يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق اللائحة الداخلية للجمعية وقانون العمل الساري المفعول .
• متى كان ذلك ممكنا ، يتم تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه . ومع ذلك ، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزاماتها السرية تجاه شخص أخر .
• تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ .

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جداً حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة.

 

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواءاً أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية.

البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين، المانحين، المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني.

تضمن الجمعية ما يلي

• أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر.
• لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة آخري دون إذنهم.
• لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة آخري دون إذنهم.
• أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.

• نلتزم بحماية حقوق جميع زوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات .
• نؤكد لك أيضاً أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية.
• لا نقوم نهائياً بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك.
• لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي.
• قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين الكرام. كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرُّع للمشاريع والأعمال الخيرية أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك، والإجابة عن استفساراتك، وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.
• لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تُستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث، دون احتوائها على أية بيانات من الممكن استخدامها للتعريف بك.
• في الحالات الطبيعية يتم التعامل مع البيانات بصورة آلية (إلكترونية) من خلال التطبيقات والبرامج المحددة لذلك، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو اطلاعهم على تلك البيانات.
• وفي حالات استثنائية (كالتحقيقات والقضايا) قد يطّلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم اطلاعه على ذلك؛ خضوعًا لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية.
• تنطبق سياسة الخصوصية هذه على كافة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتم فيها النص على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية؛ فإنه يكون لها سياسة خصوصية منفصلة، وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه.
• على الرغم من ذلك قد يحتوي الموقع على روابط لمواقع إلكترونية آخري تقع خارج سيطرتنا، ولا تغطيها سياسة الخصوصية هذه، في حال قمت بالوصول إلى مواقع آخري من خلال استخدام الروابط المتاحة على موقعنا؛ فإنك ستخضع لسياسة الخصوصية المتعلقة بهذه المواقع، والتي قد تختلف عن سياسة الموقع؛ مما يتطلب منك قراءة سياسة الخصوصية المتعلقة بتلك المواقع.
• هذه البوابة قد تحتوي على روابط إلكترونية لمواقع أو بوابات قد تستخدم طرقاً لحماية البيانات وخصوصياتها تختلف عن الطرق المستخدمة لدينا، ونحن غير مسؤولين عن محتويات وطرق خصوصيات المواقع الأخرى التي لا تقع تحت استضافة موقع الوزارة وتتولى جهاتها مسؤولية حمايتها، وننصحك بالرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بتلك المواقع.
• في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع. وسنحافظ في كل الأوقات على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نحصل عليها وسريتها.
• نظراً للتطور الهائل في مجال التقنية، والتغيُّر في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني؛ فالموقع يحتفظ بالحق في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقت يراه ملائماً، ويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة، ويتم إخطاركم في حالة إجراء أية تعديلات ذات تأثير.
• للحفاظ على بياناتك الشخصية، يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة.

تتمثل هذه السياسة في التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك الفرد ونشر القيم ، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ورؤسائه والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية والالتزام بها مع تعزيز ثقة العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة .

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة .

 

1- اختيار المورد والمراقبة :

• يجب أن تطبق الجمعية المبادئ المنصوص عليها في هذه السياسة عند اختيار شركائهم ومورديهم
• يجب أن يكون لدى الشركاء نظم لمراقبة مدى امتثال الموردين والمقاولين.

 

2- نزاهة الأعمال :

• يحظر على الشركاء المنفذين تقديم أو دفع أو طلب أو قبول أي شيء -أو صنع الانطباع بذلك -للتأثير بشكل غير لائق على القرارات أو الإجراءات المتعلقة بأي من أعمال وأنشطة الجمعية.
• يجب أن يداوم الشركاء على العمليات والإجراءات لمنع الأنشطة الفاسدة واكتشافها.

 

3- المنافسة الشريفة:

• يجب أن تجري الجمعية والشركاء المنفذين أعمالهم بما يتوافق مع قواعد المنافسة الشريفة والقوية وبما يتوافق مع نظام المنافسة السعودي، سعيا لمكافحة الاحتكار.
• يجب أن تستخدم الجمعية مع  الشركاء والمنفذين ممارسات الأعمال العادلة بما في ذلك الإعلانات الدقيقة والحقيقية.

 

4- دقة سجلات الأعمال:

• يجب أن تتقيد وتتطابق الدفاتر والسجلات المالية وفق معايير ومبادئ المحاسبة العام.
• يجب أن تكون السجلات كاملة ودقيقة من جميع الجوانب المادية.
• يجب أن تكون السجلات مقروءة وواضحة وتعكس المعاملات والمدفوعات الفعلية.
• يجب ألا تستخدم الجمعية والشركاء المنفذين أي أموال غير مسجلة ومقيدة في الدفاتر.

 

5- حماية المعلومات:

• يجب أن تحمي الجمعية والشركاء المنفذين حقوق الملكية الفكرية والمعلومات
• السرية، والتي تشمل أي معلومات شخصية يتم جمعها أو تخزينها أو معالجتها.
• يجب أن يعملوا على منع فقدان أو إساءة استخدام أو سرقة أو الوصول غير المناسب للملكية الفكرية والمعلومات السرية أو كشفها أو تغييرها.
• يجب توفير سبل الحماية من الاتصال غير المرخص به و/أو نشر المعلومات التي تم الحصول عليها.

 

6- جودة المنتج:

• يجب أن يضمن الشركاء المنفذين المشاركين في عملية الإمداد بالمواد/المنتجات واختبارها وتغليفها والامتثال للمتطلبات الخاصة بلوائح ضمان الجودة .
• يجب أن تكون الوثائق أو البيانات ذات الصلة بالمواد/المنتجات التي يتم القيام بها أصلية ودقيقة ومقروءة ومراقبة وقابلة للاستعادة وآمنة بحيث لا يمكن التلاعب بها بشكل مقصود أو غير مقصود ولا يمكن فقدها.
• يجب امتثال الشركاء المنفذين لكل متطلبات الاحتفاظ بالسجلات التي تضعها الجهات ذات العلاقة وكذلك تلك المنصوص عليها في أي اتفاقية موقعة مع الجمعية.

 

7- الامتثال للضوابط التجارية:

• يجب أن يمتثل الشركاء المنفذين لجميع ضوابط الاستيراد والتصدير والعقوبات المعمول بها وغيرها من الأنظمة ذات العلاقة.

 

8- إبداء المخاوف:

• يجب على الشركاء المنفذين التبليغ عند وجود سلوك غير نظامي لأحد موظفي الجمعية أو من يعمل نيابة عنها  و إبلاغ إدارة الجمعية فوراً.
• استقبال الشكاوى والإفصاح عن المخاوف يديرها فريق متخصص، حيث يمكن الحفاظ على سرية هويتك (بقدر ما يسمح به النظام).

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها، والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية.

تعد سياسة مؤشرات الاشتباه بعمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها الجمعية في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 بتاريخ 11/5/1433هـ، ولائحته التنفيذية وجميع التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذه السياسة.

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.

مؤشرات قد تدل على ارتباط بعمليات غسل الأموال أو جرائم تمويل الإرهاب:

• إبداء العميل اهتماماً غير عادي بشأن الالتزام لمتطلبات مكافحة غسل الأموال أو جرائم تمويل الإرهاب، وبخاصة المتعلقة بهويته ونوع عمله.
• رفض العميل تقديم بيانات عنه أو توضيح مصدر أمواله وأصوله الأخرى.
• رغبة العميل في المشاركة في صفقات غير واضحة من حيث غرضها القانوني أو الاقتصادي أو عدم انسجامها مع استراتيجية الاستثمار المعلنة.
• محاولة العميل تزويد الجمعية بمعلومات غير صحيحة أو مضللة تتعلق بهويته و/أو مصدر أمواله.
• علم الجمعية بتورط العميل في أنشطة غسل أموال أو جرائم تمويل إرهاب، أو أي مخالفات جنائية أو تنظيمية.
• إبداء العميل عدم الاهتمام بالمخاطر والعمولات أو أي مصاريف أخرى.
• اشتباه الجمعية في أن العميل وكيل للعمل نيابة عن موكل مجهول، وتردده وامتناعه بدون أسباب منطقية، في إعطاء معلومات عن ذلك الشخص أو الجهة.
• صعوبة تقديم العميل وصف لطبيعة عمله أو عدم معرفته بأنشطته بشكل عام.
• قيام العميل باستثمار طويل الأجل يتبعه بعد مدة وجيزة طلب تصفية الوضع الاستثماري وتحويل العائد من الحساب
• وجود اختلاف كبير بين أنشطة العميل والممارسات العادية
• طلب العميل من الجمعية تحويل الأموال المستحقة له لطرف آخر ومحاولة عدم تزويد الجمعية بأي معلومات عن الجهة والمحول إليها.
• محاولة العميل تغيير صفقة أو إلغاءها بعد تبليغه بمتطلبات تدقيق المعلومات أو حفظ السجلات من الجمعية.
• طلب العميل إنهاء إجراءات صفقة يستخدم فيها أقل قدر ممكن من المستندات.
• علم الجمعية أن الأموال أو الممتلكات إيراد من مصادر غير مشروعة.
• عدم تناسب قيمة أو تكرار التبرعات والعمليات مع المعلومات المتوفرة عن المشتبه به ونشاطه ودخله ونمط حياته وسلوكه.
• انتماء العميل لمنظمة غير معروفة أو معروفة بنشاط محظور.
• ظهور علامات البذخ والرفاهية على العميل وعائلته بشكل مبالغ فيه وبما لا يتناسب مع وضعه الاقتصادي (خاصة إذا كان بشكل مفاجئ).

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة المالية نشر الوعي في ذلك الخصوص وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

وتحرص الجمعية حال التعاقد مع متعاونين على التأكد من إتباعهم والتزامهم بقواعد مكافحة غسل الأموال و جرائم تمويل الإرهاب.

  تعد سياسة الوقاية من عمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها الجمعية في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 بتاريخ 11/5/1433هـ، ولائحته التنفيذية وجميع التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذه السياسة.

  تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.

• تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة المالية نشر الوعي في ذلك الخصوص وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

  وتحرص الجمعية حال التعاقد مع متعاونين على التأكد من إتباعهم والتزامهم بقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

إن سياسة آليات الرقابة والإشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال  وتعمل على تطوير العملية الإدارية .

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.

 

أولاً: الرقابة:

1- التقارير الإدارية:

إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم أداء للجمعية ،  وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسئولة عن اتخاذ القرارات و تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة  ،ويجب أن تعد التقارير بصفة دورية وبانتظام وبطريقة جيدة وواضحة ومن التقارير المطلوبة :

• التقارير الدورية: وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة: يومية، أو أسبوعية أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع أو بعد انتهاء مشروع أو برنامج تعليمي .
• تقارير سير الأعمال الإدارية: وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة.
• تقارير الفحص: وتكون لتحليل ظروف مشروع سابقة ولاحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات.
• تقارير قياس كفاءة العاملين: وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرون لمرؤوسيهم وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات ومدى تعاونهم مع فريق العمل، وغيره من خلال معايير واضحة مناسبة للجمعية.
• المذكرات والرسائل المتبادلة: وتكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم.

 

2- التقارير الخاصة:

• تقارير الملاحظة الشخصية.
• تقارير الإحصائيات والرسوم البيانية.
• مراجعة الموازنات التقديرية.
• متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات.
• مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
• مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
• تقييم ومراجعة المشاريع.

  

ثانياً : المبادئ :

1- مبدأ التكاملية:

تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية.

 

2- مبدأ الوضوح والبساطة:

سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.

 

3- مبدأ سرعة كشف الانحرافات والإبلاغ عن الأخطاء :

أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء.

 

4- مبدأ الدقة:

إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله.

 

5- المسؤوليات :

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة وإشراف الجمعية والاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية ، وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

 تمثل هذه السياسة التعريف بالمبادئ والآداب والأخلاق الإسلامية المنبع الأساس لسلوك الفرد، ونشر القيم، مع تعزيز القيم المهنية والأخلاقية في علاقة الموظف مع زملائه ورؤسائه، والتي تندرج تحت إطار تنمية روح المسئولية، والالتزام بها مع تعزيز ثقة العملاء بالخدمات التي تقدمها الجمعية، والعمل على مكافحة الفساد بشتى صورة.

  تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية أوتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات سلوك وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.

توجه الجمعية جميع موظفيها والمتعاونين معها للالتزام بما يلي   :

أولاً: النزاهة:

• الترفع عن كل ما يخل بشرف الوظيفة.
• تخصيص وقت العمل لأداء الواجبات الوظيفية.
• العمل خارج وقت العمل متى ما طلب ذلك وفقاً لمصلحة الجمعية.
• خدمة أهداف الجمعية التي يعمل بها وغايتها.
• الإلمام بالأنظمة واللوائح وتطبيقها دون تجاوز أو اهمال.
• التحلي بالنزاهة في أي تحقيق رسمي يشارك فيه أو دعوى قضائية.
• اتخاذ الإجراءات الرسمية لضمان سرية المعلومات الشخصية للآخرين.
• توخي الموضوعية في تصرفاته من خلال العمل بحيادية ودون تمييز.

 

ثانياً: الواجبات تجاه المستفيدين والعملاء:

• احترام حقوقهم ومراعاة مصالحهم دون استثناء والتعامل معهم بأدب ولباقة.
• السعي لكسب ثقته من خلال العمل والتقن والنزاهة في العمليات المنفذة .
• التجاوب معهم وفق السلوك السليم في كل الأعمال بما يتفق مع الأنظمة والتعليمات.
• التعامل مع الوثائق والمعلومات الشخصية بسرية تامة وفقاً للأنظمة والتعليمات.
• الامتناع عن أي عمل يؤثر سلباً على الثقة الوظيفية.

 

ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء والمرؤوسين:

• تنفيذ أوامر رؤسائه وفق هيكلة العمل والتسلسل الإداري، دون مخالفة للأنظمة والتعليمات مع بيان ذلك خطياً لرئيسه عند حدوثه.
• التعامل مع زملائه باحترام ولباقة والمساهمة في بناء بيئة سليمة معهم.
• مشاركة اراءه بمهنية وموضوعية عالية.
• تقديم المساعدة لزملائه في حل المشاكل التي تواجههم في مجال العمل.
• أن يكون الموظف قدوة حسنة لزملائه من حيث الالتزام بالأنظمة والتعليمات.
• يسعى الموظف الى نقل الخبرات التي اكتسبها الى زملائه في تنمية مهاراتهم عن طريق التدريب والتعامل معهم دون تمييز.

 

ثالثاً: المحظورات العامة:

• يحظر على العاملين إساءة استعمال السلطة الوظيفية واستغلال النفوذ، بقبول أو طلب الرشوة أو ارتكاب أي صورة من الصور المنصوص عليها في نظام مكافحة الرشوة.
• يحظر على العاملين التزوير أو أي صورة من صورة.
• يحظر على العاملين الجمع بين وظيفتين وممارسة أخرى دون الحصول على موافقة مسبقة بذلك.
• يحظر على العاملين الاشتراك في الشكاوى الجماعية أو رفع شكاوى كيدية ضد أشخاص أو جهات.
• يحظر على العاملين جمع الوثائق أو العينات أو المعلومات الشخصية عن أي شخص إلا أن تكون في إطار نظامي وضمن متطلبات العمل الضرورية.
• يحظر على العاملين افشاء المعلومات السرية أو الوثائق أو المستندات التي تحمل طابع الأهمية والسرية والتي حصل عليها بسبب وظيفته حتى بعد انتهاء العلاقة التعاقدية معهم مالم يكن الكشف عنها مسموحاً به صراحة بموجب الأنظمة.
• يحظر على العاملين الإفصاح لوسائل الإعلام بأي مداخلة أو تعليق أو تصريح في موضوعات لازالت تحت الدراسة أو التحقيق، أو عبر أي من وسائل التواصل الاجتماعي.
• يحظر على العاملين توجيه أي من النقد أو اللوم إلى المملكة أو أي حكومة خارجية، عبر أي وسيلة من وسائل الإعلام الداخلية أو الخارجية.
• يحظر على العاملين اصدار أو نشر أو التوقيع على أي خطابات أو بيان يناهض سياسة المملكة أو يتعارض مع أنظمتها السياسية ومصالحها.

 

رابعاً: الهدايا والامتيازات:

• يحظر على العاملين قبول الهبات أو الامتيازات أو الخدمات التي تعرض عليهم بشكل مباشر أو غير مباشر أو أي ميزة يكون لها تأثيراً على نزاهته.
• يحظر على العاملين قبول أي تكريم أو هدية أو جائزة من أي جهات خارجية دون الحصول على موافقة رسمية من الجهة المشرفة.
• يحظر على العاملين قبول أي تسهيلات أو خصومات على المشتريات الخاصة من الموردين الذين لديهم معاملات مع الجمعية.
• يحظر على العاملين استخدام أي معلومة حصلوا عليها بحكم عملهم للحصول على خدمة أو معاملة خاصة من أي جهة.

 

خامساً: استخدام التقنية:

• على العاملين اتخاذ جميع الاجراءات اللازمة للمحافظة على الأجهزة التقنية التي بحوزته وعهدة عليه.
• يلتزم العاملين بعدم تحميل برامج أو تطبيقات على الاجهزة إلا بعد التنسيق مع القسم المعني بذلك.
• يلتزم العاملين بعدم استخدام الأجهزة إلا لأغراض العمل، وعدم تخزين معلومات ليست من ضمن العمل.
• يلتزم العاملين بالمحافظة على معلومات الدخول الخاصة بهم والمعلومات السرية الموجودة في الأجهزة الخاص بهم

 

سادساً: التعامل مع الانترنت:

• على العاملين الذين تتوافر لديهم إمكانية الوصول إلى شبكة الانترنت الالتزام باستخدام الشبكة لأغراض العمل.
• يلتزم العاملين بشروط ومتطلبات حقوق الملكية الفكرية للبرامج والملفات.
• يلتزم العاملين بعدم تحميل أي مواد مخلة بالآداب والأعراف أو أي نشاط غير نظامي يعاقب بموجبها مرتكبه.
• يلتزم العاملين الذين خصص لهم بريد الكتروني عدم استخدامه لإنشاء رسائل لا تتعلق بالأعمال المنوطة بهم، وعدم فتح أي رسالة من مصدر غير معروف إلا بعد التنسيق مع القسم المعني بذلك.

 

سابعاً: مكافحة الفساد:

• يلتزم العاملين بأن يفصحوا خطيا للجمعية عن أي حالة تعارض مصالح حادثة أو محتملة، وأن لا يشارك في أي قرار يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على ترسيه أي عقد يكون أحد اقربائه طرف فيه.
• يتوجب على العاملين الإبلاغ خطيا للقسم المعني عن أي تجاوز للأنظمة والتعليمات النافذة التي يطلع عليها خلال عمله، وابلاغ الجهات المختصة عن أي فساد علم به أثناء وظيفته وذلك في سبيل جهود مكافحة الفساد.

 

ثامناً: التزام الجهة للموظف:

• تم نشر هذه السياسات في الموقع الرسمي للجمعية ، كما تمت طباعتها واتاحتها لاطلاع جميع الموظفين.
• تهيئ الجمعية بيئة عمل آمنة وصحية للعاملين تلبي المتطلبات الأساسية لأداء عملهم، وتطبيق الأنظمة واللوائح والقرارات بعدالة وإنصاف دون تمييز.

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى إدارة الموارد البشرية نشر الوعي بثقافة ومبادئ السلوك الوظيفي واخلاقيات الوظيفة وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

حيث أن  العمل التطوعي هو أحد اللبنات الأساسية في بناء المجتمعات وتطورها , فالجهود التطوعية تعد أحد الممارسات الإنسانية المرتبطة بكل معاني الخير والعطاء معبرة بذلك عن صورة من صور التكافل الاجتماعي داخل المجتمع لا سيما المجتمعات الإسلامية , ومن ذلك قول الله تعالى ” ومن تطوع خيراً فهو خير له.

ونسعى في الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة إلى ترسيخ ونشر مفهوم التطوع في العمل الخيري والإفادة من الطاقات والخبرات  المتوفرة بالمنطقة  لتحقيق أهداف الجمعية وتطلعاتها .

التبرع بالجهد أو المال أو الوقت أو الاثنين معاً, للقيام بعمل أو أنشطة لخدمة المجتمع ليس مطالباً به الفرد أو مسئولا عنه ابتداء بدافع غير مادي, ولا يأمل المتطوع الحصول على مردود مادي من جراء تطوعه, حتى ولو كان هناك بعض المزايا المادية, فهي لا تعادل الجهد والوقت المبذول في العمل التطوعي .

أ) للمجتمع

• سد العجز في بعض المهارات التي يحتاجها المجتمع .
• تحويل الطاقات الخاملة إلى طاقات منتجه
• المتطوع من داخل المجتمع يكون أدرى بأبعاد المشاكل وكيفية التعامل معها.
• تعبئة الطاقات البشرية والمادية وتوجيهها نحو العمل الاجتماعي.

 

ب) للهيئات والمؤسسات والجمعيات :

• سد النقص الذي تعاني منه الهيئة أو المؤسسة او الجمعية في عدد الوظائف .
• مساعدة الهيئات والمؤسسات و الجمعيات للتعرف علي احتياجات المجتمع وتعريف الهيئة للمجتمع
• الدفاع عن الأفكار التي تقوم عليها الهيئات والمؤسسات والجمعيات في المجتمع وترويجها وجذب المساندة والمساعدة المادية والمعنوية لها .
• تقليل الأعباء المالية.

ج) للمتطوعين :

• اكتساب خبرة استثمار أوقات الفراغ بطريقة مجدية وتوجيه الطاقات الكامنة في القنوات الصحيحة.
• إشباع الكثير من الحاجات النفسية والاجتماعية مثل إثبات الذات، النجاح، والحاجة إلى الانتماء والأمن .

هو الشخص الذي يتمتع بمهارة أو خبرة لأداء واجب اجتماعي طواعية واختياره له لا يكون له أي مردود مادي أو وظيفي مقابل جهده المبذول .

تهدف إدارة التطوع إلى تحقيق عدد من أهدافها الإنسانية السامية والنبيلة, وذلك من خلال تزويد  الجمعية بالأعداد المطلوبة من الأفراد ممن لهم خبرات ومهارات يمكن لها النهوض بالعمل الاجتماعي داخل الجمعية بما يساعدها على تحقيق أهدافها . ويمكن الهدف الأساسي في تنظيم عملية التطوع وتوجيه جهود المتطوعين, ووضع الخطط والبرامج التدريبية اللازمة لهم, ومتابعة أعمالهم وتقويمها بما يضمن الاستفادة من قدراتهم بالشكل الصحيح بما يحقق الأهداف التي تسعى الجمعية لتحقيقها.

• العلاقات العامة والإعلام
• الخبراء في مجال تخصص الجمعية .
• المهندسون .
• العقاريون ورجال الأعمال
• الحملات الدعائية .
• تنظيم المعارض وبرامج العلاقات العامة .
• التغطيات الصحفية ونشر الأخبار.
• التعريف بأنشطة الجمعية.
• الأنشطة العامة التي قد تحتاجها الجمعية

• التشجيع والنهوض بالذات وحب العمل .
• صقل المواهب وتكوين الشخصية هيئات .
• الاستقلالية والمشاركة والمبادرة في القرارات .
• الحد من المشكلات الناتجة عن النقص في الكوادر البشرية .
• الاستفادة من أصحاب الخبرة من أفراد المجتمع بما يعود على تحقيق أهداف الجمعية .
• تنمية روح المساهمة والبذل والعطاء في المتطوعين لخدمة المجتمع .
• إتاحة الفرصة للمتطوعين للمشاركة في تقديم الخدمات والأنشطة .
• تدريب وإعداد المتطوعين للتعامل مع المشكلات التي تواجه المجتمع .
• تطوير بيئة العمل وتنميتها من خلال الاستفادة من جهود المتطوعين .
• الاستفادة من المتطوعين في نشر الرسالة الإنسانية التي تتبناها الجمعية .

• أن يتحلى المتطوع بالخلق الحسن من خلال التعامل مع عملاء الجمعية والعاملين بها, كما ينبغي عليه الاهتمام بالمظهر الخارجي بما يتماشى مع تعاليم الدين الإسلامي والآداب العامة للمجتمع, وما تتطلبه طبيعة عملة المناط به.

• أن يُظهر المتطوع الاستعداد التام لتحمل المسؤولية, وتنفيذ المهام الموكلة إليه على أكمل وجه, والمثابرة في الأداء بروح عالية خلال فترة التطوع المتفق عليها.

• أن يتحلى المتطوع بالثقة بالنفس و بروح التعاون مع الزملاء داخل الجمعية وخارجها.

• أن يكون الهدف من التطوع خالص لوجه الله لا يرجي المتطوع من خلاله تحقيق أهداف شخصية تضر بمصالح الجمعية والعاملين بها من موظفين أو متطوعين أو جهات أخرى.

• أن يلتزم المتطوع بالحفاظ على ممتلكات الجمعية , كما يحرص على الاستخدام الأمثل للموارد الممنوحة له من قبل الجمعية بما يحقق الأهداف بأقل التكاليف الممكنة.

• يلتزم المتطوع بعدم إعطاء الوعود للمراجعين أو الجهات الخارجية باسم الجمعية إلا بعد الرجوع للمسولين بالجمعية وأخذ الأذن منهم كتابياً وذلك حرصاً على سلامة المتطوع من الوقوع في أي مشكلات قانونيه خلال نعامله.

• يلتزم المتطوع بعدم جمع التبرعات سواء كانت مادية أو عينية إلا بعد أخذ الموافقة كتابياً من قبل الجمعية وذلك بأتباع الإجراءات النظامية الخاصة بتنظيم عمليه جمع التبرعات .

• يلتزم المتطوع بالحفاظ على أسرار العمل والمعلومات الخاصة بالجمعية وعدم إفشاءها خارج الجمعية أو الحديث بها مع الآخرين.

• لا يحق للمتطوع المطالبة بأي مبالغ مالية جراء قيامة ببعض الأعمال الموكلة إليه, كما لا يحق له مطالبة الجمعية بالحصول على وظيفة خلال فترة التطوع أو بعدها . ويعتبر ما يقوم به عمل تطوعي خالص لوجه الله عز وجل بدون مقابل مادي أو أي التزامات أخرى يطالب بها الجمعية.

يحق للجمعية إنهاء خدمات المتطوع في أي وقت تراه مناسباً, وذلك بحسب ما يلي :

• انتهاء مدة التطوع المتفق عليها.
• عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف وتسجيل التقارير اليومية.
• عدم التزام المتطوع بإنجاز المهام الموكلة إليه.
• إضرار المتطوع بمصالح الجمعية.
• انتفاء حاجة الجمعية للمتطوعين خلال فترة من الفترات,
• حصول المتطوع على تقييم (سيئ).

 

• تلتزم الجمعية بحفظ حقوق المتطوع ومعاملته باحترام وتقدير .

• تلتزم الجمعية بتحمل كافة المصاريف المادية المترتبة على تكليف المتطوع بالقيام بمهام يترتب عليها صرف مبالغ ماليه لإنجازها .

• تلتزم الجمعية بتوفير شهادات الشكر والتقدير للمتطوع في حال أجاد تنفيذ المهام الموكلة إليه على أتم وجه, على أن يتم كامل المدة الزمنية المتفق عليها, وفي حال انقطاع المتطوع أو اعتذاره لا تلتزم الجمعية بتقديم شهادة عن المدة التي قضاها سابقاً.

• تلتزم الجمعية بتحديد المسؤوليات الموكلة للمتطوع بما يتناسب مع إمكانياته وقدراته وأخذ موافقة المتطوع بذلك.

• تلتزم الجمعية بتوفير المعلومات اللازمة للمتطوع لإنهاء الإعمال الموكلة إليه, مع اطلاعه على كل ما يستجد من أحداث داخل الجمعية تتعلق بالأعمال الموكلة إليه.

• يحق الجمعية منح المتطوع مكافأة رمزية بما تراه مناسباً وذلك إزاء ما يقدمه لها من خدمات خلال فترة التطوع المحددة والمتفق عليها.

• الالتزام بالمدة الزمنية المحددة للتطوع بالجمعية , ويتم تحديدها من قبل المسئولين بالجمعية بالاتفاق مع المتطوع مسبقاً حيث لا تقل مدة التطوع عن شهر ولا تزيد عن عام .

• الشعور بالاحترام والثقة من قبل الجمعية وان جهوده تساعد فعليا في تحقيق اهداف المؤسسة.
• التعامل معه بشفافية واطلاعه على مناخ الجمعية وتنظيماتها .
• مساعدته على ابراز مواهبه وصقلها.
• تلقي التوجيه والتدريب والإشراف لإنجاز المهمة.
• ان تكون الجمعية جدية في تعاملها مع المتطوعين.
• ائتمانه على المعلومات التي تمكنه من القيام بمهامه التطوعية .
• الحصول على التقدير على العمل الذي قام به.
• حصوله على شهادة اثبات بأنه تطوع في احد البرامج.

• المشاركة في الانشطة والبرامج التطوعية.
• العمل مع الفريق الواحد.
• تنفيذ أوامر المسئولين.
• العمل بكل جدية ونشاط.
• الالتزام بمواعيد العمل الرسمية.
• القيام بالعمل المنوط به على اكمل وجه.
• احترام قوانين عمل المتطوع.
• احترام سرية المعلومات الخاصة بالعمل.
• المشاركة في برامج التأهيل والتدريب.
• تقديم تقرير لإدارة التطوع عن عمله.

• السمعة الطيبة والمصداقيـة لدى المجتمع.
• الأمانة وإخلاص العمل لله وحده .
• الالتزام بالعمل الموكل إليـه.
• الخبرة في مجال العمل الموكل إليه
• القدرة على الاتصال والعلاقات العامة.
• القدرة على العمل الجماعي.
• الاستفادة من برامج التأهيل و التدريب

• كفاءة المتطوع في أداء الرسالة.
• احترامه للمواعيد والضوابط العامة.
• تنفيذ التوجيهات والعمل بكفاءة ضمن فريق العمل
• الإحساس بالمسئولية.
• منجزاته خلال فترة التطوع .

• زيادة مسؤوليات المتطوع.
• التدريبات المتخصصة.
• إدماجه ضمن هيكل المنظمة إن أمكن ذلك.
• إشعاره بالانتماء للجمعية .
• تقييمه دوريا بالتنسيق معه ليقف معك على مدى تطور أداؤه وقدراته.
• مكافأته معنويا بتكريمه في تجمع عام للجمعية أو في حفلها السنوي أو خلال الانعقاد الدوري للجمعية العمومية

إن سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث أنها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات لشاغلي الوظائف الإدارية التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات في الجمعية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط وحوكمت مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال.

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.

أولاً: صلاحيات مجلس الإدارة:

1. اعتماد التوجهات الأساسية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها.
2. اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وما يتبع ذلك من تحديد المهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
3. وضع نظام للحوكمة خاص بالجمعية والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله إن دعت الحاجة بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الإشراف على الجمعية .
4. وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
5. وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
6. وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع الجمعية.
7. اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية وتطويرها.
8. تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض.
9. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
10. وضع موجهات ومعايير عامة للاستثمارات.
11. إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للجمعية.
12. تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية.
13. مراجعة وتقييم أداء الرئيس/المدير التنفيذي وتوفير الدعم له.
14. الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر الصرف والشيكات.
15. البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا.
16. إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه.

 

ثانياً: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية:

1. القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة.
2. ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري.
3. رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها.
4. رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده.
5. رفع التقويم الوظيفي للوظائف العليا لاعتماده.
6. إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل.
7. التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها.
8. رفع تقرير للمجلس بإنهاء العقود الوظيفية ومبرراتها .

 

ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء : (التواصل بين أعضاء المجلس والإدارة التنفيذية)

1. يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس أو أحد اللجان الفرعية عن المجلس.
2. عدم إلغاء أو تأجيل الاجتماعات المجدولة إلا بعد التنسيق والتشاور مع رئيس المجلس أو رئيس اللجنة.
3. لرئيس المجلس أن يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك أو بناءً على طلب من أعضاء المجلس.
4. أن يتم التنسيق بين رئيس المجلس وأمين المجلس والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول أعمال الاجتماع.
5. يتوجب على الإدارة التنفيذية تزويد مجلس الإدارة بتقرير شهري يتضمن أدائها.
6. أمين مجلس الإدارة هو جهة التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة في الأمور المتعلقة بشؤون مجلس الإدارة وفي حال غيابه يقوم مقامه مفوض من الإدارة التنفيذية ممن لهم علاقة وخبرة بأعمال المجلس بموجب توجيه من المدير التنفيذي بالقيام بالمهمة إلى حين عودة أمين المجلس.
7. لأعضاء مجلس الإدارة واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي من أعضاء الإدارة التنفيذية عند الحاجة لذلك.

 تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية ويجب الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها .

تعتمد كفاءة الجمعية على تأمين موارد كافية لها سواء كان ذلك عن طريق جمع التبرعات من المانحين أو عن طريق جذب الرعايات على ان يتم إتباع أعلى المعايير المهنية في عملية جمع التبرعات ووضع نظام لحمايتها والغرض من هذه السياسة هو تحديد السياسات العامة لعمليات جمع التبرعات والرعايات .

• لجنة تنمية الموارد
• إدارة تنمية الموارد
• المتعاونين، والمتطوعين

• تضع إدارة تنمية الموارد خطة التبرعات في ضوء أهداف الأداء المحددة للسنة التشغيلية وبما يلبي الخطة البرامجية والتنفيذية للجمعية
• ينبغي على إدارة تنمية الموارد تطوير قائمة الرعاة باستمرار وبناء الشركات لزيادة إيرادات الجمعية من التبرعات والرعايات.
• تقوم إدارة تنمية الموارد بإدارة العلاقة مع الرعاة والشركاء والتأكد من الوفاء بالتزامات الجمعية تجاههم وتقديم التقارير اللازمة لهم بذلك
• التأكد من أن أي طلب للتبرع يصف كيف ستستخدم هذه التبرعات
• التأكد من أن الأشخاص أ و الأفرع المرتبطة بالجمعية ستوضح أن أموال التبرعات ستذهب إلى الجمعية مباشرة ومن ثم صرفها على برامج الجمعية وفق الإجراءات الرسمية المعتمدة.
• ارسال جميع الأموال التي يتم جمعها إلى حساب بنكي باسم الجمعية باستخدام آلية واجراءات معتمدة من اللجنة المالية والمدققين الداخليين والجهات الرقابية.
• إعداد ايصالات خاصة بالتبرعات من أصل وصورة وتحمل ارقاما متسلسلة، حيث يبين كل ايصال اسم الجمعية ورقم تسجيلها .
• تختم الايصالات بختم الجمعية، وتحصر أعدادها وارقامها قبل بداية السنة المالية للجمعية بحضور مندوب عن لجنة المالية والتدقيق
• تحفظ صور الإيصالات لمراجعتها وتدقيقها

  10) يجب رصد وتسجيل كافة التبرعات والرعايات العينية غير المالية وتقديم تقرير بها

  11)يجب التأكد من انفاق الأموال في محلها ولخدمة الغرض التي جمعت من أجله

تبين هذه الوثيقة سياسة الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة  في إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية .

• يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة  وبالأخص رؤساء الأقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

• 1. الاحتفاظ بجميع الوثائق في مقر الإدارة العامة للجمعية .

  الاحتفاظ بنسخ احتياطية  اليكترونية لجميع الوثائق واللوائح والقرارات والخطابات الرسمية

تم تقسيم مدة الحفظ لجميع الوثائق التي لدي الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة  إلى ما يلي :

 

1 / حفظ دائم ويشمل :

• اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .
• سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .
• السجلات المالية والبنكية والعهد .
• سجل الممتلكات والأصول .

 

2 / حفظ لمدة 10 سنوات ويشمل : ما يلي :

• سجل المكاتبات والرسائل .
• التكاليف والقرارات الداخلية .
• الوثائق المالية .
• سجل التبرعات .
• سجل المعاملات الصادرة .
• سجل المعاملات الواردة .

 

3 / حفظ لمدة 4 سنوات ويشمل : ما يلي :

• سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامهم .
• سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وطريقة اكتسابها )بالانتخاب أو التزكية .
• سجل اجتماعات الجمعية العمومية .
• الخطابات الخاصة بالجمعية العمومية .
• الخطابات الداخلية .
• الإعلانات ووثائق حملات جمع التبرعات

يتم التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها من خلال لجنة مكونة من :

1. مدير الجمعية .
2. مساعد المدير للشؤون التعليمية
3. مدير إدارة الموارد البشرية
4. مدير الاتصالات الإدارية .

1/ يتم التخلص من الوثائق عن طريق :

• الحاويات الخاصة لذلك .
• مواقع الإتلاف العام الرسمية بالمدينة او المنطقة .
• الفرامات المكتبية .

2 / يتم إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها مدير الجمعية ويتم عرضها على مجلس الإدارة.

3 / يتم التخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وضمان إتلاف كامل الوثائق بعد المراجعة واعتماد الإتلاف.

4 / تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمحضر  للمسؤولين المعنيين .

 تضع الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة السياسات والإجراءات التي تنظم علاقتها بجميع الأطراف من مستفيدين وداعمين ومتطوعين ، بما يضمن حقوق الجمعية وكافة هذه الأطراف ، وتشكل أنظمة العمل والعقود المصدر الأساس في تحديد حقوق وواجبات المتعاقدين وطريقة أدائها وتبعات التقصير في الأداء ، وحدود المسئولية ، وطريقة تسوية الخلافات التي قد تنشأ من جراء تنفيذ هذه العقود والخدمات بشكل يكفل حماية الأطراف ذات العلاقة مع الجمعية.
وتركز الجمعية على صيغة العلاقات مع المستفيدين ، وتضع لها أولوية من خلال وضع آلية لتنظيم هذه العلاقة مع مراجعتها باستمرار ، والتعديل عليها، وتعميمها بما يكفل حقوق المستفيد.

هو كل من يستفيد من الجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم ببريدة من خلال الجوانب التالية :

• تعلَّم القرآن الكريم تلاوة وحفظًا وتجويداً وهم الطلاب والطالبات .

• تعليم القرآن الكريم للغير ( بطريقة مباشرة كمعلم ، أو غير مباشرة كإداري ) باعتبارها الجهة المتخصصة والمرخص لها بذلك ، وهم منسوبو الجمعية من معلمين ومشرفين وإداريين في جميع المستويات .
  

• وجود مصارف لأموالهم التي يرغبون أن يساهموا بها في الخير وتعليم كتاب الله تعالى ، وهم المانحون لجميع أنواع البذل .
  

• وجود فرص لاستثمار طاقاتهم وأوقاتهم وجهودهم من خلال التطوع فيما يرغبون به بما يعود عليهم بالأجر والنفع ، وهم المتطوعون في الجمعية

 تقديم خدمة متميزة للمستفيدين من كافة الشرائح بإتقان وإنجاز ، وجودة عالية ؛ لإنجاز معاملاتهم ومتابعة متطلباتهم ومقترحاتهم والعمل على مواصلة التطوير والتحسين التي تتم بالتعاون مع كافة الجهات للوصول إلى تحقيق الأهداف ، والوصول إليهم بأسهل الطرق.

• تقدير حاجة المستفيد وكافة الفئات المستفيدة في الجمعية من خلال تسهيل الإجراءات وحصولهم على كافة الخدمات المطلوبة بيسر وسهولة.
  
• تقديم المعلومات والإجابات بشكل ملائم بما يتناسب مع تساؤلات المستفيدين.
  
• توظيف التقنية في خدمة المستفيد من موقعه حفاظاً على وقته وتقديراً لظروفه.
  
• التركيز على عملية قياس رضا المستفيد كوسيلة لرفع جودة الخدمة والتحسين المستمر .
  
• زيادة ثقة وانتماء المستفيدين للجمعية من خلال تبني أفضل المعايير في التواصل .

• تصحيح المفاهيم لدى المستفيد عن الخدمات المقدمة في الجمعية.
  
• تكوين انطباعات وقناعات إيجابية جديدة نحو الجمعية وما تقدم من خدمات.
  
• نشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيد والتشجيع على ذلك والتأكيد على أن تقييم جودة الخدمة حق من حقوق المستفيد.
  
• نشر ثقافة جودة الخدمة بين جميع الأقسام التي تقدم خدماتها للمستفيدين الداخلي أو الخارجي.
  
• ابتكار مفاهيم وتقنيات إدارية للارتقاء بمستوى ونوعية الخدمات المقدمة للمستفيد.

• قنوات استقبال الملحوظات والطلبات ( روابط الكترونية )
  

• أرقام خدمة العملاء ( اتصال مباشر – استقبال عبر برنامج الواتس أب ) أو في حسابات الجمعية عبر وسائل التواصل .
  

• البريد الالكتروني الخاص بالجمعية .
  

• التواصل أو الحضور المباشر للجمعية .
  

• الموقع الالكتروني للجمعية .
  

• زيارات منسوبي الجمعية للمواقع والجهات الأخرى .
  

يتم التعامل مع المستفيد على مختلف المستويات لإنهاء معاملاته بالشكل التالي :

• تزويد المستفيد بالرابط الذي يرغب به من خلال الموقع الرسمي للجمعية :
  ( رابط التقديم على وظيفة إدارية أو تعليمية ، رابط التطوع ، رابط التواصل بمقترح أو ملحوظة ونحوها ) .
  
• يقوم المستفيد بتعبئة الطلب أو الملحوظة .
  
• يأخذ الطلب مجراه في المعملات المعتادة .
  
• في حال شكوى يتم التواصل مع مقدم الشكوى لشرح الأمر أو الحصول على مزيد من الاستيضاح في جو من السرية والخصوصية والاحترام ، وبعد الانتهاء من الموضوع واتخاذ الرأي المناسب حيال هذا الأمر يتم إبلاغه بانتهاء الملحوظة واتخاذ الاجراء المناسب ، دون بيان الإجراء المتخذ حفاظاً على خصوصية الطرف الآخر .

يتعين على مجلس الإدارة اعتماد نظام رقابة داخلية للجمعية لتقييم السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة المخاطر وتطبيق أحام قواعد الحوكمة الخاصة بالجمعية التي تم اعتماده من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتقيد بالأنظمة واللوائح ذات الصلة، ويجب أن يضمن هذا النظام اتباع معايير واضحة  للمسؤولية في  جميع المستويات التنفيذية في الجمعية ، وأن عاملات الأطراف ذات العلاقة تتم وفقاً للأحكام والضوابط الخاصة بها.  وتتمثل الرقابة الداخلية مجموعة الاجراءات المكتوبة في شكل خطة محددة تهدف إلى حماية موارد وممتلكات وأصول الجمعية  من أي تصرفات غير مرغوب فيها وتحقيق دقة البيانات والمعلومات المالية التي ينتجها النظام المحاسبي في الجمعية  وتحقيق كفاءة استخدام الموارد البشرية و المادية بطريقة مثلى في نطاق الالتزام بالسياسات و النظم و القوانين و اللوائح الي تحكم طبيعة العمل داخل الجمعية. وبناء عليه وبعد الاطلاع على نظام الجمعيات وتعديلاته وبعد الاطلاع على  نظام حوكمة الجمعيات و لوائحه ، وبعد الاطلاع على  نظام الجمعية  الاساسي قرر مجلس إدارة الجمعية بما له من صلاحيات إصدار لائحة نظام الرقابة الداخلية .  

يمكن تعريف الرقابة الداخلية بأنها عباره عن مجموعة من الخطط التنظيمية الي صممت من أجل المحافظة على أصول الجمعية والرقابة على  استخدامها ، ومراجعة مدى دقة وتوثيق البيانات المحاسبية.  وزيادة وتحفيز الكفاءة التشغيلية للجمعية ، وجميع العاملين  في الجمعية  على  إتباع والتقيد بسياستها،  وتحسين الهيكل التنظيمي و العمل على تحقيق أهداف الجمعية  . 

كما يمكن تعريفها ايضاً بأنها نظام لضمان تحقيق أهداف الجمعية  بفعالية وكفاءة وإصدار تقارير  مالية موثوق بها، والامتثال للقوانين واللوائح والسياسات .فالرقابة الداخلية مفهوم واسع، يتضمن كل ما يسيطر على المخاطر المحتملة للجمعية .

أن الأهداف المراد تحقيقها من نظام الرقابة الداخلية تتمثل فيما يلي :

التحكم  في الجمعية  : من أجل التحكم بالأنشطة المتعددة للجمعية  و عوامل إنتاجها و في نفقاتها وتكاليفها وعوائدها و مختلف السياسات الي وضعت بغية تحقيق ما ترمي إلية ، ينبغي عليها تحديد أهدافها، هياكلها، طرقها وإجراءاتها، من أجل الوصول والوقوف على معلومات ذات مصداقية تعكس الوضعية الحقيقية لها، والمساعدة على  خلق رقابة على  مختلف العناصر المراد التحكم فيها.

حماية الأصول: من خلال التعاريف ندرك أن أهم أهداف نظام الرقابة الداخلية هو حماية أصول الجمعية  من خلال فرض حماية مادية وحماية محاسبية جميع عناصر الأصول ،والتي تمكن الجمعية  من البقاء والمحافظة ع أصولها من كل الأخطار الممكنة وكذلك دفع عجلتها الإنتاجية بمساهمة الأصول الموجودة لتمكينها من تحقيق الأهداف المرسومة.

ضمان نوعية المعلومات: بغية ضمان نوعية جيدة للمعلومات ينبغي اختيار دقة ودرجة الاعتماد على البيانات المحاسبية في ظل نظام معلوماتيي يعالج البيانات من أجل الوصول إلى نتائج معلوماتية صحيحة ودقيقة.  

تشجيع العمل بكفاءة: إن أحكام نظام الرقابة الداخلية بكل وسائلها داخل الجمعية يمكن من ضمان الاستعمال الأحسن والكفء لموارد الجمعية، ومن تحقيق فعالية نشاطاتها من خلال التحكم في التكاليف بتخفيضها عند حدودها الدنيا. 

تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية: إن الالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة من قبل الإدارة تقتضي تطبيق أوامرها لأن جميع واحكام السياسات الإدارية من شأنه أن يكفل للجمعية أهدافها المرسومة بوضوح إطار الخطة التنظيمية من أجل التطبيق الأمثل للأوامر. 

من خلال تعريف الرقابة الداخلية وأهدافها يمكن تحديد أهم العناصر الي يتضمنها نظام الرقابة الداخلية في الجمعية  فيما يلي: 

اولاً : الرقابة المحاسبية  : 

تهدف الى اختيار الدقة المحاسبية للمعلومات و مدى الاعتماد عليها . و تعتمد هذه الرقابة على  الاستخدام الأمثل لحاسب الآلي و إتباع طريقة القيد المزدوج و حفظ حسابات المراقبة الاجمالية وتجه مواز ين المراجعة الدورة وعمل التدقيق الدوري وغيرها ، وتم تحقيق هذا النوع من الرقابة عن طرق الجوانب التالية : 

۱. وضع وتصميم نظام مستندي متكامل وملائم لعمليات الجمعية  .

۲. وضع نظام محاسبي متكامل وسليم يتفق وطبيعة نشاط الجمعية  .

۳.  وضع نظام سليم لجرد أصول وممتلكات الجمعية   وفقاً  للقواعد المحاسبة المتعارف عليها . 

4.وضع نظام لمراقبة وحماية الجمعية  و أصولها وممتلكاتها ومتابعتها للتأكد من وجودها واستخدامها فيما خصصت له ومن ذلك إمكانية استخدام حسابات المراقبة الملائمة لذلك . 

5.وضع نظام ملائم لمقارنة بيانات سجلات محاسبة المسؤولية عن أصول الجمعية  مع نتائج الجرد الفعلي للأصول الموجودة  حيازة الجمعية  على أساس دوري، وتبع ذلك ضرورة فحص ودراسة أسباب أي اختلافات قد تكشفها هذه المقارنة

6. وضع نظام لإعداد موازين مراجعة بشكل دوري لتحقق من دقة ما تم تسجيله من بيانات ومعلومات مالية خلال الفترة المعد عنها ميزان المراجعة .

۷.  وضع نظام لاعتماد نتيجة الجرد و التسويات الجردية  بداية الفترة من مسؤول واحد أو أكثر  في الجمعية  . 

 

ثانياً : رقابة الادارة : 

وتهدف إلى رفع الكفاءة الإنتاجية وإتباع السياسات المرسومة. ويستند إلى تحضير التقارير المالية و الإدارة و الموازنات التقديرية و الدراسات الإحصائية و تقارير الانتاج و البرامج و التدرب وغير ذلك. وتحقق هذا النوع من الرقابة من خلال الجوانب الآتية: 

۱. تحديد الأهداف العامة الرئيسة للجمعية وكذلك الأهداف الفرعية على مستو ى الادارات و الأقسام و الي ساعد تحقيق الأهداف العامة الرئيسية، مع وضع توظيف دقيق يمثل هذه الأهداف حتى يسهل توظيفها 

۲. وضع نظام لرقابة الخطة التنظيمية في الجمعية لضمان تحقيق ما جاء بها من إجراءات وخطوات و التا تحقيق الأهداف الموضوعة.

۳.  وضع نظام لتقدير عناصر النشاط الجمعية على اختلاف أنواعها بشكل دوري بداية كل سنة مالية لتكون هذه التقديرات الأساس عقد المقارنات وتحديد الانحرافات السلبية بصفة خاصة.

٤. وضع نظام خاص لعملية اتخاذ القرارات يضمن سلامة اتخاذها بما لا يتعارض مع مصالح الجمعية  و ما يهدف إلى  تحقيقه من أهداف وما يصل إلي من نتائج أو على أساس أن أي قرار لا يتخذ إلا بناء على أسس ومعايير معينة وبعد  دراسة وافية تبرر ضرورة اتخاذ هذا القرار. 

 

ثالثاً : الضبط الداخلي : 

ويشمل الخطة التنظيمية وجميع وسائل التنسيق و الإجراءات الهادفة إلى حماية أصول الجمعية  من الاختلاس و الضياع أو سوء الاستعمال، ويعتمد الضبط الداخلي  في سبيل تحقيق أهدافه على  تقييم العمل مع المراقبة الذاتية حيث يخضع عمل كل موظف لمراجعة موظف آخر  شاركه تنفيذ العملية، كما يعتمد على تحديد الاختصاصات و  السلطات و المسؤوليات . 

يشتمل أي نظام رقابي على  مكونات أساسية لا بد من الاهتمام  بها أو دراستها بعناية عند تصميم أو تنفيذ أي نظام رقابي، حيث يمكن الوصول إلى ضمان معقول لتحقيق الأهداف الرقابية وتشتمل هذه المكونات الأساسية لنظام الرقابة على ما يلي :  

 

 أولاً : بيئة الرقابة : 

تعتبر البيئة الرقابية الايجابية أساسا لكل المعايير حيث أنها تعطي نظاما وبيئة تؤثر على جودة الأنظمة الرقابية وهناك عوامل كثيرة تؤثر عليها أهمها:

۱. نزاهة الادارة والعاملين والقيم الأخلاقية التي يحافظون عليها .

۲. التزام الادارة بالكفاءة بحيث يحافظون على مستوى معين من الكفاءة مما يسمح لهم القيام بواجباتهم إضافة إلى فهم أهمية تطوير تطبيق أنظمة رقابة داخلية فعالة .

۳. فلسفة الادارة، وتعني نظرة الادارة إلى  نظم المعلومات المحاسبية وإدارة الأفراد وغيرها . 

4.الهيكل التنظيمي للجمعية الذي يحدد إطار للإدارة لتخطيط وتوجيه ورقابة العمليات التي تحقق أهداف الجمعية . 

5. أسلوب إدارة الجمعية في تفوض الصلاحيات والمسؤوليات.
6. السياسات الفاعلة للقوى البشرية من حيث سياسات التوظيف والتدرب وغيرها.

۷. علاقة أصحاب المصلحة بالجمعية. 

 

ثانياً :  تقييم المخاطر:  

تفصح أنظمة الرقابة الداخلية المجال لتقيم المخاطر الي تواجهها الجمعية  سواء كانت من المؤثرات الداخلية أو الخارجية، كما يعتبر  وضع أهداف ثابتة وواضحة للجمعية  شرطا أساسيا لتقيم المخاطر  لذلك فإن تقيم المخاطر عبارة عن تحديد و تحليل المخاطر ذات العلاقة و المرتبطة بتحقيق الأهداف المحددة  في خطط الأداء الطويلة الأجل ولحظة تحديد المخاطر فإنه من الضروري تحليلها للتعرف على آثارها وذلك من حيث أهميتها وتقدير احتمال حدوثها وكيفية إدارتها و الخطوات الواجب القيام بها. 

 

ثالثاً : النشاطات الرقابية: 

النشاطات الرقابية عبارة عن سياسات وإجراءات و آليات تدعم توجهات الإدارة  و تضمن القيام بإجراءات لمعالجة المخاطر، ومن أمثلة هذه النشاطات : المصادقات، التأكيدات، مراجعة الأداء والحفاظ على إجراءات الأمن والحفاظ على السجلات بصفة عامة. 

 

رابعاً : المعلومات والاتصالات: 

يجب تسجيل المعلومات وإيصالها إلى  الإدارة و إلى من يحتاجونها  داخل الجمعية  وذلك بشكل وإطار  زمني يساعدهم على القيام بالرقابة الداخلية و المسؤوليات الأخرى وحتى تستطيع الجمعية  أن تعمل وتراقب عملياتها  وعلى أن تقوم باتصالات ملائمة يمكن الثقة بها و الوقت المناسب وذلك فيما يتعلق بالأحداث الداخلية و الخارجية، أما فيما يتعلق بالاتصال فإنه يكون فعالا عندما يشمل تدفق المعلومات من الأعلى إلى الأسفل أو العكس بشكل أفقي إضافة إلى قيام الإدارة بالتأكد من وجود اتصال مناسب مع جهات أخرى خارجية قد يكون لها أثر  تحقيق الجمعية  لأهدافها علاوة على  حاجة الإدارة الفعالة لتنقية المعلومات الهامة لتحقيق أحسن اتصال مهم وموثوق به ومستمر لهذه المعلومات.

 

خامساً: مراقبة النظام: 

تعمل مراقبة أنظمة الرقابة الداخلية على تقييم نوعية الأداء في فترة زمنية ما، وتضمن أن نتائج التدقيق و المراجعة الأخرى تم معالجتها مباشرة، ويجب تصميم أنظمة الرقابة الداخلية لضمان استمرار عمليات المراقبة كجزء من العمليات الداخلية، و يجب أن شمل أنظمة الرقابة الداخلية على سياسات و إجراءات لضمان أن نتائج التدقيق تتم شل سريع ووفق أطار زمي محدد.  

تنشئ الجمعية – في سبيل تنفيذ نظام الرقابة الداخلية المعتمد – وحدات أو إدارات لتقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية.

يجو ز للجمعية الاستعانة بجهات خارجية لممارسة مهام واختصاصات وحدات أو إدارات تقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية، ولا يخل ذلك بمسؤولية الجمعية عن تلك المهام والاختصاصات.

تتولى وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلية والإشراف ع تطبيقه، والتحقق من مدى التزام الجمعية وعامليها بالأنظمة واللوائح والتعليمات السارية وسياسات الجمعية وإجراءاتها.

تتكون وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية من مراجع داخلي على الأقل توصي بتعيينه لجنة المراجعة ويكون مسؤولاً أمامها. ويراعى في تكوين وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وعملها ما يلي:

أن تتوافر في العاملين بها الكفاءة والاستقلال والتدرب، وألا يكلفوا بأي أعمال أخرى سوى أعمال المراجعة الداخلية ونظام الرقابة الداخلية.

أن ترفع الوحدة أو الإدارة تقاريرها إلى لجنة المراجعة، وأن ترتبط بها وتكو ن مسؤولة أمامها.

أن تحدد مكافآت مدير وحدة أو إدارة المراجعة بناءً على اقتراح لجنة المراجعة وفقاً لسياسات الجمعية.

أن تُمكن من الاطلاع على المعلومات والمستندات والوثائق والحصول عليها دون قيد.

تعمل وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وفق خطة شاملة للمراجعة معتمدة من لجنة المراجعة، وتحدث هذه الخطة سنوياً. ويجب مراجعة الأنشطة والعمليات الرئيسة سنوياً على الأقل.

تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً مكتوباً عن أعمالها وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشكل ربع سنوي على الأقل. ويجب أن يتضمن هذا التقرير تقييماً لنظام الرقابة الداخلية في الجمعية وما انتهت إليه الوحدة أو الإدارة من نتائج وتوصيات، وبيان الإجراءات التي اتخذتها كل إدارة بشأن معالجة نتائج وتوصيات المراجعة السابقة وأي ملحوظات بشأنها لاسيما في حال عدم المعالجة في الوقت المناسب ودواعي ذلك.

تعد إدارة المراجعة الداخلية تقريراً عاماً مكتوباً وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشأن عمليات المراجعة التي أجريت خلال السنة المالية ومقارنتها مع الخطة المعتمدة وتبن فيه أسباب أي إخلال أو انحراف عن الخطة (إن وجد) خلال الربع التالي لنهاية السنة المالية المعنية.

يحدد مجلس الإدارة نطاق تقرير إدارة المراجعة الداخلية بناءً على توصية لجنة المراجعة على أن يتضمن التقرير بصورة خاصة ما يلي:

إجراءات الرقابة والإشراف على الشؤون المالية والاستثمارات وإدارة المخاطر.

تقييم تطور عوامل المخاطر في الجمعية والأنظمة الموجودة؛ لمواجهة التغييرات الجذرية أو غير المتوقعة .

تقييم أداء مجلس الإدارة والإدارة العليا في تطبيق نظام الرقابة الداخلية، بما ذلك تحديد عدد المرات الي أخطر فيها المجلس بمسائل رقابية (بما في ذلك إدارة المخاطر) والطرق التي عالج بها هذه المسائل.

أوجه الإخفاق في تطبيق الرقابة الداخلية أو مواطن الضعف في تطبيقها أو حالات الطوارئ التي أثرت أو قد تؤثر في الأداء المالي للجمعية، والإجراء الذي اتبعته الجمعية في معالجة هذا الإخفاق (لاسيما المشكلات المفصح عنها في التقارير السنوية للجمعية وبياناتها المالية.)

مدى تقيد الجمعية بأنظمة الرقابة الداخلية عند تحديد المخاطر وإدارتها.

المعلومات التي تصف عمليات إدارة المخاطر في الجمعية.

يتعين على الجمعية حفظ تقارير المراجعة ومستندات العمل متضمنة بوضوح ما أنجز وما خلصت إليه من نتائج وتوصيات وما قد اتخذ بشأنها.

تطبق هذه اللائحة ويتم الالتزام والعمل بها من قبل الجمعية اعتباراً من تاريخ اعتمادها من مجلس الإدارة.  

وتنشر هذه السياسة على موقع الجمعية الإلكتروني لتمكن جميع أصحاب المصالح من الاطلاع عليها.

يتم مراجعة هذه السياسة بصفة دورية – عند الحاجة-من قبل لجنة الرقابة الداخلية ، ويتم عرض أي تعديلات مقترحة من قبل اللجنة على مجلس الإدارة لاعتمادها.

تعد هذه السياسة مكملة لما ورد في أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية في المملكة العربية السعودية ولا تكون بديلة عنها و في حال أي تعارض بين ما ورد في اللائحة و أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية فإن أنظمة ولوائح الجهات التنظيمية تكون  السائدة.

اعتماد مجلس الإدارة

تم اعتماد سياسة [ نظام الرقابة الداخلية ] بجمعية   في اجتماع مجلس الإدارة بجلسته المنعقدة

بتاريخ 29 / 11/ 1443هـ  الموافق 28/ 6/ 2022م

تهدف هذه السياسة إلى استثمار أموال الجمعية وتحقيق الاستدامة المالية لها حسب ما ورد في الخطة الاستراتيجية للجمعية من خلال الآليات التالية :

1. يقوم مجلس الإدارة بتصميم خطة لاستثمار أموال الجمعية واقتراح مجالات الاستثمار وإقرارها من الجمعية العمومية .
2. تختص الجمعية العمومية العادية بالتصرف في أي أصل من أصول الجمعية بالشراء أو البيع  ويمكن للجمعية العمومية تفويض مجلس الإدارة في ذلك .
3. تقوم الجمعية العمومية بتفويض مجلس الإدارة باستثمار الفائض من أموال الجمعية بتنفيذ المشروعات والبرامج الاستثمارية .
4. أن لا يزيد المبلغ المخصص للاستثمار عن نصف راس مال الجمعية وقت بدء الاستثمار .
5. تستثمر الجمعية إيراداتها في مجالات مرجحة الكسب تضمن لها بإذن الله الحصول على إيرادات ثابتة تضمن لها الاستثمار في تقديم خدماتها بإذن الله .
6. يعمل مجلس الإدارة بتفويض من الجمعية العمومية ما أمكن بتخصيص15- 25% من إيرادات الاستثمار الحالية لاستثمارات جديدة من أجل تنمية راس المال وتحقيق الاستدامة المالية على ان لا يؤثر ذلك على أنشطة الجمعية

تم اعتماد لائحة الاستثمار في اجتماع مجلس الإدارة في 1231/2/2021م

المادة الأولى: أهداف اللائحة
تهدف هذه اللائحة إلى وضع إجراءات موثقة للاتي:

1. تطابق الأصناف الموردة للمتطلبات المحددة.
2. وضع معايير اختيار الموردين.
3. تقييم الموردين المعتمدين.
   المادة الثانية
   تسـري أحـكام هـذه اللائحة علـى كافـة عمليـات الشـراء والتعاقـدات والإعمال والخدمـات التـي تتطلبهـا حاجـة العمـل بالجمعيـة.
   المادة الثالثة
   تعتبـر إدارة المشتريات بالجمعيـة هـي الجهـة الوحيـدة المسئولة عـن تنفيـذ عمليـات الشـراء لتوفيـر احتياجات الجمعيـة مـن أصـول ثابتـة ومسـتلزمات وخدمـات أخـرى، وتعتبـر إدارة المشتريات مسـئولة عـن تتبـع التنفيـذ إلـى أن تصـل الأصناف ً المطلوبة إلـى الجمعيـة أو إتمـام الأعمال المتعاقد عليهـا طبقـا للشـروط المتفق عليهـا.
   المادة الرابعة: الواجبات والمسئوليات
4. تطبيق اللائحة وقواعد وسياسات الشراء والتوريد والتأجير لكافة أنشطة الجمعية وإداراتها. اتباع إجراءات الشراء الواردة بدليل الشراء والتقيد بها.
5. متابعـة عمليـات التوريـد بدقـة والاحتفاظ بسـجلات منظمـة ومتابعـة دقيقـة مـن خـال الحاسـب الآلي.
6. المشـاركة فـي استلام الـوارد مـن المـواد واللـوازم للتأكـد مـن مطابقتهـا للمواصفـات والكميـات الـواردة بأمـر الشـراء المعـد مـن قبـل القسـم المعنـي الشراء بأفضل الأسعار وأفضل الأوقات والمفاوضة على ذلك.
7. الاحتفاظ بعلاقـات ممتـازة مـع المورديـن والاحتفاظ لهـم بسـجلات وافيـة وكافيـة عـن تعاملات الجمعيــة معهم.
8. دراسة أسعار التوريد بصفة مستمرة من كل مورد الاستخدام عند إعادة الطلب. تسـعير الـوارد علـى أسـاس التكلفـة الحقيقيـة للشـراء مـع تقديـر للمصاريـف العامـة )نقـل – تخليـص الـخ…(
9. مراقبة الشراء المحلي بواسطة المندوبين ومحاسبتهم إعداد ومتابعة خطط الشراء السنوية.
   المادة الخامسة
   تعــد إدارة المشــتريات سجل بأســماء المورديــن للأصناف التــي تحتاجهــا الجمعيــة والذيــن ً يتميــزون بالقــدرة والكفايــة والســمعة الطيبــة، ويجــب عليهــا تحديــث هــذا الســجل ســنويا
   المادة السادسة
   لا يجــوز بــأي حــال مــن الأحوال تجزئــة المشــتريات أو الأعمال أو الخدمــات بغــرض تغييــر طريقــة الشــراء أو التعاقــد لإداء الأعمال أو الخدمــات.

المادة السابعة
يكـون شـراء المسـتلزمات بقصـد الوفـاء بمتطلبـات الجمعيـة وبمراعـاة حـدود التخزيـن المناسـبة والاعتمادات المخصصــة لذلــك بالموازنــة التخطيطيــة. ويكــون الشــراء فــي حــدود اعتمــادات الموازنـة بمعرفـة مـدراء الأقسام بالجمعيـة المختلفـة وعلـى أن تتولـى إدارة المشـتريات إجراءات الشـراء والتعاقـد

المادة الثامنة
يتعيــن علــى جميــع العامليــن فــي مجــال الشــراء الإلمام بأحــكام هــذه اللائحة وال ولا يكــون عــدم الإلمام بهــا مبرر مقبول لمخالفتهــا.
المادة التاسعة

1. يراعــى فــي تأميــن مشــتريات الجمعيــة وتنفيــذ مــا تحتاجــه مــن مشــروعات وأعمــال القواعــد الأساسية التاليــة:
2. لجميــع الأفراد والمؤسســات الراغبيــن فــي التعامــل معهــا ممــن تتوافــر فيهــم الشــروط التــي تؤهلهــم لهــذا التعامــل فــرص متســاوية ويعاملــون علــى قــدم المســاواة.
3. توفيـر معلومـات كاملـة وموحـدة عـن العمـل المطلـوب للمتنافسـين بمـا يمكنهـم مـن الحصـول علـى هـذه المعلومـات فـي وقـت واحـد ويحـدد ميعـاد واحـد لتقديـم العـروض تتعامــل الجمعيــة فــي ســبيل تأميــن مشــترياتها وتنفيــذ مشــروعاتها ومــا تحتاجــه مــن أعمــال مــع الأفراد والمؤسســات المرخــص لهــم بممارســة العمــل الــذي تقــع فــي نطاقــه الأعمال أو المشــتريات اللازمة.
4. يجب أن يتم الشراء أو تأمين الأعمال بأسعار عادلة لا تزيد عن الأسعار السائدة.
5. لا يجوز قبول العروض والتعاقد بموجبها إلا طبقا للشروط والمواصفات الموضوعية

على الجمعيـة أن تفسـح المجـال فـي تعاملهـا لأكبر عـدد ممكـن مـن المؤهليـن العامليـن فـي النشـاط الـذي يجـرى التعامـل فيـه بحيـث لا يقتصـر تعاملهـا مـع أشـخاص أو مؤسسـات معينـة

المادة العاشرة خطة الشراء:

يعـد مديـر إدارة المشـتريات وبالتنسـيق مـع الإدارات المختلفـة بالجمعيـة خطـة الشـراء السـنوية للجمعيـة ويتـم البـدء فـي إعدادهـا قبـل انتهـاء السـنة الماليـة ليتـم العمـل بموجبهـا فـي السـنة اللاحقة، وتهــدف إلــى عــدم تجميــد أمــوال وأصــول الجمعيــة وكذلــك التخطيــط لعمليــة الشـراء وللحصـول علـى أفضـل العـروض وأفضـل الأسعار
المادة الحادية عشرة :
يتم الشراء بإحدى الطرق الأتية:

1. الأمر المباشر.
2. الممارسة.
3. المناقصة المحدودة.
4. المناقصة العامة.
   المادة الثانية عشر: الشراء بالأمر المباشر
   المقصـود بالشـراء بالأمر المباشـر إتمام عمليـة الشـراء بالاتصال المباشـر بالمـورد والتفـاوض والتعاقـد معـه بـدون حاجـة إلـى إجـراء اتصالات مـع غيـره مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـي الحالات الآتية:
5. حد الشراء المباشر المقرر دون عروض حتى مبلغ 10 ألف ريال.
6. وجود الأصناف المراد شراؤها لدى جهة واحدة محتكرة لها.
7. عندما تكون الأصناف المطلوبة من مصدر حكومي ووحيد.
8. عندما تكون قيمة المشتريات بسيطة لا تتحمل المناقصة المحدودة أو الممارسة.
9. الأصناف والمهمات المستحدثة لتجربتها واختبارها.
10. شـراء الأصناف التـي تفرضهـا الحاجـة الملحـة علـى أن يقتصـر الشـراء علـى أقـل قـدر تتطلبـه الحاجـة حتـى تسـتوفي إجـراءات الشـراء بالطـرق الأخرى.
    المادة الثالثة عشر: الشراء بالممارسة
    المقصـود بالشـراء بالممارسـة إتمام عمليـة الشـراء بعـد التفـاوض مـع مجموعـة مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـي الحالات الآتية:
11. الأصناف أو الأعمال التــي تتميــز بناحيــة فنيــة لا يســتطيع توفيرهــا إلا أخصائيون وفنيون معينــون.
12. الأصناف التـي سـبق طرحهـا فـي مناقصـة عامـة ولكـن جميـع الأسعار المقدمـة وجـدت غيـر مقبولـة، وال يسـمح الوقـت بطرحهـا فـي مناقصـة عامـة أخـرى.
13. الأصناف التي تقتضي طبيعتها أن يكون شراؤها من أماكن إنتاجها.
14. الأصناف والمقاولات والخدمات التي لا تتناسب قيمتها التقديرية مع تكاليف إجراء المناقصة.
15. الأصناف التــي يــرى مجلس إدارة الجمعية أن مصلحــة الشــركة تقضــي بعــدم طرحهــا فــي مناقصــة عامــة. وفـي حالـة توافـر أي مـن الحالات السـابقة تشـكل لجنـة للقيـام بالممارسـة بقـرار مـن المديـر العـام، ويراعـى فـي تشـكيل هـذه اللجنـة أن تضـم العناصـر التـي تتناسـب وظائفهـم وخبرتهـم ً مــع طبيعــة الأصناف المشتراة وأهميتهــا، وتعــد اللجنــة محضــرا يوضــح أســماء المورديــن المشـتركين بالممارسـة وأسس المفاضلـة بينهـم ثـم مـا توصـى بـه، ويجـب أن يدعـم المحضـر بالمسـتندات الدالـة علـى مـا جـاء بـه، لتكـون تحـت تصـرف جهـة المراجعـة. ويلاحظ ان التوصيــة بالاختيار لا تعــد نهائيــة إلا بعــد اعتمادهــا مــن المديــر العــام التنفيــذي للجمعيــة.
    المادة الرابعة عشر: الشراء بالمناقصة المحدودة
    المناقصــة المحــدودة هــي إحــدى صــور المناقصــة التــي يقتصــر الاشتراك فيهــا علــى عــدد محــدود مــن المورديــن كالمقيديــن بســجل المورديــن أو بعضهــم علــى أن يراعــى فــي هــذا الاختيار الكفايــة الماليــة والســمعة الحســنة. وتسـرى علـى هـذا النـوع مـن المناقصـة جميـع القواعـد والإجراءات المنظمـة للمناقصـة العامـة فيمـا عـدا شـرط الإعلان فـي الصحـف، حيـث يتـم دعـوة المورديـن للاشتراك فـي المناقصـة المحـدودة ويسـلم باليـد
    المادة الخامسة عشر الشراء بالمناقصة العامة:
    المناقصــة العامــة كطريقــة مــن طــرق الشــراء هــي مجموعــة الإجراءات التــي تهــدف إلــى توجيـه الدعـوة إلـى عامـة المورديـن المحتمليـن لكـي يشـتركوا فـي الصفقـة موضـوع المناقصـة وذلـك لتوفيـر عنصـر التنافـس فيمـا بينهـم، بقصـد الوصـول إلـى أفضـل الشـروط والأسعار، وتتمثل الإجراءات التي يجب اتباعها في حالة الشراء بالمناقصة العامة فيما يلي: يشكل المدير العام التنفيذي للجمعية اللجان الآتية: –
16. لجنة إعداد شروط المناقصة وشروط طرحها.
17. لجنة فتح المظاريف وتفريغ العروض.
18. لجنة البت في العطاءات المقدمة.

 المادة السادسة عشر
المهام التفصيلية لعملية الشراء يقوم أخصائي المشتريات بـتأمين احتياجات الجمعية من المشتريات وفق ما يلي:
استقبال طلب الشراء استلام طلب الشراء وفق النموذج المخصص لذلك التأكد من استيفاء الطلب وتوقيع رئيس القسم المستفيد التأكد من إفادة الإدارة المالية التأكد من إفادة الإدارة المالية اعتماد الطلب من الإدارة.

المادة السابعة عشر دورة الاعتماد المستندي

1. استلام أمر الشراء من إدارة المشتريات
2. اعتماد طلب فتح الاعتماد التأكـد مـن قيمـة الاعتماد والمصـدر ومبلغـه وسـلامة إجراءات الشـراء قبـل إرجاعه للمديـر المالـي لاعتماد الطلب
3. إرسـال أصـل الطلـب للبنـك وترسـل النسـخة الأولى مـع المرفقـات إلى قسـم الحسـابات ونسـخة إلى قســم المشــتريات استلام إشعار من البنك بفتح الاعتماد للاطلاع علـى الإشعار ويتأكـد مـن صحـة المبلـغ واسـم المصـدر يطابـق البيانـات مـع نسـخة طلـب فتـح الاعتماد ويحيلـه للمحاسـب المختـص قيـد المعلومـات فـي سـجل الاعتماد وإحالته للحفـظ وإرسـال نسـخة مـن الاعتماد إلـى قسـم المشتريات للمتابعـة دفع مبلغ التأمين والعمولة واي مصاريف بنكية أخرى سداد ما تبقى من الاعتماد بعد استلام المستندات من البنك تسليم المستندات إلى المخلص الجمركي لإنهاء إجراءات التخليص لاستلام المواد المشتراه )مواد – مستلزمات.. الخ.
4. إعداد سند استلام بالمشتريات بعد الفحص سداد قيمة التخليص والجمارك (إن وجدت (تسعير المشتريات التأكـد مـن سـامة إجـراءات استلام المشـتريات وإجـراءات التسـعير والتأكـد مـن البـدء فـي إجـراءات التعويـض فـي حالـة النقـص أو التلـف قفل الاعتماد المستندي.

 

لائحة التعامل مع المقبوضات

 

تم اعتمادها بقرار مجلس الإدارة بجلسته المنعقدة
بتاريخ 29 / 11 / 1443 هـ المو افق 28 / 6 / 2022 م

سياسات الصرف للبرامج والأنشطة
والمصروفات الإدارية والعمومية

 

معتمدة بقرار مجلس الإدارة في جلسته المنعقدة بتاريخ 28 / 6 / 2022

دليل السياسات والإجراءات
المالية والمحاسبية

 

معتمدة بقرار مجلس الإدارة في جلسته المنعقدة بتاريخ 28 / 6 / 2022